De essentie en relevantie van data-gedragen procesoptimalisatie in de zorg

De essentie van procesoptimalisatie in de zorg

Zorgprocessen bestaan er in vele verschillende vormen, met verschillende doeleinden (cure/care/palliatief) en in verschillende settings (ziekenhuis, revalidatie, VVT, eerste lijn, etc.).  In onze aanpak richten wij ons op de complexe planbare zorg- en behandelprocessen. Deze kunnen met verschillende doelstellingen en in de verschillende settings worden uitgevoerd.

In onze visie is een optimaal ingericht zorg-/ behandelproces zo ingericht dat:

1. Kwaliteit: de zorg zo effectief en veilig als mogelijk kan worden geleverd.
2. Toegankelijkheid & Service: de geleverde zorg voldoet aan de (zorg)behoefte van de patiënt.
3. Betaalbaarheid: er zo veel als mogelijk rekening wordt gehouden met kostenefficiëntie.

Bovenstaande uitgangspunten zijn wat ons betreft dan ook leidend bij het optimaliseren van zorg- en behandelprocessen. Uiteraard in samenhang met de behoeften van de zorgprofessional en de organisatie. Deze behoeften gaan ook over de toegankelijkheid, kwaliteit en veiligheid van de zorg. Vaak wordt echter verondersteld, op basis van de huidige niet data-gedragen methodiek, dat de trade-off tussen de patiënt behoeften zoals comfort en snelheid tegenstrijdig zijn aan de behoefte van de zorgprofessional en/of de kostenefficiëntie. Door het gebruik van data en technologie en een professionele beoordeling van het proces kan deze trade-off inzichtelijk worden gemaakt. In veel gevallen laat dit zien dat vanuit de huidige situatie er winst te behalen is voor alle betrokkenen en er op basis van alle inzichten een bewuste keuze kan worden gemaakt voor een optimale procesinrichting.

De relevantie van procesoptimalisatie in de zorg

Wij onderkennen drie belangrijke drijfveren om een antwoord te formuleren op de huidige suboptimale procesinrichting binnen zorgorganisaties: de performance-drijfveer, de socialformance-drijfveer en de conformance-drijfveer.

Performance
Performance draait om (zorg)procesoptimalisatie vanuit het belang voor de eigen strategische doelstellingen van de organisatie. Zorgorganisaties stellen deze doelstellingen met betrekking tot missie, visie en strategie zelf vast. Als een afdeling binnen een zorgorganisatie haar zorgproces verder optimaliseert, kan het haar patiënten in veel gevallen sneller behandelen waardoor de tevredenheid van de patiënt toeneemt. Daarnaast kan het ziekenhuis de inzet van personeel en de ‘productie’ doelmatiger managen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het hoge ziekteverzuim [bron 2] en de hoge werkdruk in de zorg. Uit onderzoek [bron 3] blijkt dat het aanpassen van werktijden en roosters van zorgprofessionals een van de meest effectieve strategieën is om de kans op burn-out onder artsen te verminderen.

Socialformance
Socialformance draait om (zorg)procesoptimalisatie vanuit het belang voor de maatschappelijke doelstellingen van de zorg. Zorgorganisaties hebben (samen met andere organisaties) een maatschappelijke verantwoordelijkheid om de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van zorg te waarborgen. In veel sectoren binnen de gezondheidszorg nemen de personeelstekorten en de wachtlijsten toe, neemt de verhouding van het aanbod ten opzichte van de vraag naar zorg af en is ook de betaalbaarheid een zorgpunt. Doelmatigere zorgprocessen dragen direct bij aan de oplossing voor deze maatschappelijke uitdagingen.

Conformance
Conformance draait om (zorg)procesoptimalisatie vanuit het oogpunt dat er moet worden voldaan aan wet- en regelgeving. Vanwege de hierboven beschreven maatschappelijke verantwoordelijkheid is het logisch dat er kaders zijn en er wet- en regelgeving bestaat waar zorgorganisaties aan moeten voldoen. Zo is in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) [bron 4] vastgelegd dat een zorgorganisatie haar zorg moet afstemmen op de reële behoeften van de patiënt. Daarnaast is een zorgorganisatie verplicht om verantwoord om te gaan met zorggelden [bron 5]. Hiermee is het ook vanuit het conformance perspectief belangrijk om als zorgorganisatie de zorgprocessen verder te optimaliseren.

In drie stappen naar een doelmatig zorgproces

Wij zijn ervan overtuigd dat wanneer u als zorgorganisatie de zorgprocessen vanuit deze essentie en vanuit de drie drijfveren performance, socialformance en conformance vormgeeft, dit adequaat zal bijdragen aan de continuïteit en geloofwaardigheid: de relevantiewaarde, van uw organisatie. Nu, én in de toekomst.

Bij het optimaliseren van uw zorg-/behandelprocessen zijn de onderstaande drie stappen cruciaal:

1. Doelstelling en uitgangspunten. In deze stap worden de doelen bepaald op basis waarvan het te optimaliseren proces wordt gemodelleerd. En wordt er een antwoord geformuleerd op vragen als: Wat zijn de uitkomsten waarop men wil sturen? En: Welke randvoorwaarden dienen meegenomen te worden in de modellering?
2. Modellering. Op basis van historische data en machine learning worden honderden scenario’s doorgerekend en vervolgens de optimale planningsschema’s bepaald. Ieder schema dat wordt gecreëerd is anders en houdt rekening met verschillende behoeften. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een algoritme dat gebaseerd is op het concept ‘survival of the fittest’ dat zijn basis kent uit het proces van natuurlijke selectie.
3. Besluitvorming. Op basis van de uitkomsten van de modellering kan de organisatie vervolgens aan gedegen oordeels- en besluitvorming doen. Hierbij worden de uitkomsten afgezet tegen de vooraf geformuleerde doelstellingen en uitgangspunten en kan worden gekozen voor een passend en optimaal zorgproces.

Wilt u weten op welke wijze het Erasmus MC, in samenwerking met de Tilburg University, vanuit deze essentie en relevantie, het zorgproces van de palliatieve radiotherapie heeft geoptimaliseerd? Lees dan onze volgende blog.