Welke puo past bij ons op weg naar het nieuwe pensioenstelsel?

De essentie van het tijdig scherp maken van de contractrelatie met uw puo

U wilt en moet in control zijn op de bedrijfsvoering en dan is het zaak om helderheid te hebben over uw positie als pensioenfonds ten opzichte van uw puo, ook richting uw opdrachtgevers. Dit is uiteraard altijd het geval maar in het licht van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel des te meer. Uw puo dient namelijk zorg te dragen voor de administratieve en communicatieve implementatie en uitvoering van de regelingsafspraken die door uw opdrachtgevers gemaakt worden. En dat maakt dat er een sterke afhankelijkheidsrelatie is tussen uw pensioenfonds en uw puo. De vragen die hierbij opkomen zijn bijvoorbeeld: Hoe groot is die afhankelijkheid en hoe zijn de risico’s van deze afhankelijkheid afgedekt. Is de dienstverlening van de puo bijvoorbeeld voor de komende 5 jaar gegarandeerd? Ligt dit vast? Of is er een kans dat de puo volgens de exitbepalingen in de huidige overeenkomst – in veel gevallen een opzegtermijn van 6 maanden – de dienstverlening eenzijdig kan beëindigen? Het eenzijdig beëindigen van het contract door uw puo is wellicht een (heel) klein risico, maar niet ondenkbaar. De afgelopen 10 jaar is het meerdere fondsen overkomen dat zij een brief ontvingen van hun puo. Bovendien is het een eenvoudig risico om te mitigeren. Stel u gaat er als pensioenfonds vanuit dat u kunt blijven: klopt die aanname? Is de uitvoerder bereid de continuïteit van de dienstverlening te garanderen c.q. vast te leggen? Of komen er dan toch bepaalde voorwaarden om de hoek kijken? En wat zijn die voorwaarden dan? Zijn er alternatieven in de markt? Kortom, voorkomen moet worden dat u tijdens de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel in negatieve zin verrast wordt door uw puo.

De relevantie van het tijdig scherp maken van de contractrelatie met uw puo

Ervan uitgaande dat u als pensioenfonds ook de pensioenuitvoerder voor de toekomstige regeling bent, betekent dit dat uw puo een hele belangrijke speler in het transitietraject is en blijft. In de wetgeving is het theoretisch: eerst de sociale partners, dan het pensioenfonds en dan de implementatie bij de puo. Maar feitelijk zijn de mogelijkheden bij een puo medebepalend voor de kaders van de besluitvorming. Sociale partners hebben de bevoegdheid om het moment van overgang te bepalen, maar wat als de administratiestraat niet klaar is? Sociale partners gaan over de pensioenregeling. Het pensioenfonds moet evenwel toetsen of deze ook uitlegbaar, evenwichtig én uitvoerbaar is tegen redelijke kosten. Om besluiten te kunnen nemen is informatie van de puo cruciaal. Hoewel de implementatie van de door sociale partners/beroepspensioenvereniging vast te stellen regeling de laatste fase is van het transitietraject, is deze ook bepalend voor het begin van het besluitvormingsproces. Informatie over wat wel en niet kan en wanneer iets kan is essentiële informatie tijdens het besluitvormingsproces, en maakt de afhankelijkheid tastbaar.

Wat kunt u concreet doen?
Hierna volgt een kort stappenplan dat wij aanbevelen op korte termijn te doorlopen en daarbij geven wij zeven handvatten die bij zullen dragen aan het vinden van de juiste balans tussen de afhankelijkheid van uw puo en het in control zijn.

Stap 1 – Inventarisatie

1) Voer een integrale risico-rendementsanalyse uit op de transitie

• Breng in kaart welke risico’s in het licht van de aanstaande transitie gelopen worden en of deze risico’s geaccepteerd worden dan wel gemitigeerd dienen te worden en de wijze waarop. Het in kaart brengen van welke alternatieven er qua pensioenuitvoering zijn en de haalbaarheid hiervan maakt hier onderdeel vanuit.

En zoom dan in op de relatie pensioenfonds – puo

2) Inventariseer bestaande afspraken tussen uw pensioenfonds en uw huidige puo

• Analyseer de huidige uitbestedingsovereenkomst en SLA. Besteedt daarbij bijzondere aandacht aan de opgenomen exitbepalingen, ook vanuit de puo bezien.
• Stel vast in welke mate de huidige afspraken nog volstaan voor de komende periode en toekomst.

3) Inventariseer wensen van sociale partners

• Breng in kaart wat de wensen van sociale partners zijn qua regeling, datum overgang etc. 

Stap 2 – Dialoog

4) Dialoog met uw huidige puo

• Kan de puo de dienstverlening voor de komende jaren garanderen?
• Wat zijn de kaders voor de puo, tot en na de transitie? Wat is mogelijk, wat niet en wat betekent dat voor de kosten en serviceniveau?
• Welke regeling(en) kan de puo uitvoeren, en welk tijdpad geldt daarbij?

5) Dialoog met sociale partners

• Informeer sociale partners over de (on)mogelijkheden bij de huidige puo.
• Bespreek de alternatieve uitvoeringsmogelijkheden.
• Stel vast of er reden is om concessies te doen aan eigen wensen ten aanzien van de soort regeling, en zo ja of deze acceptabel zijn.
• Stel vast of er reden is om een concreet plan B (op zoek naar een andere puo) uit te werken.

Stap 3 – Concretisering

6) Vastlegging afspraken met uw puo

• Vastleggen/herzien van afspraken met huidige puo.

7) Indien voorgenomen beëindiging relatie met uw puo: uitbesteding nader bezien

• Opstarten selectie- en transitietraject naar andere puo.

Kortom, maak het concreet en bespreekbaar. Dan wordt vanzelf duidelijk waar de risico’s zitten en kunt u als pensioenfonds hier een impactanalyse op uitvoeren en rekening mee houden. Dit maakt dat u in control bent en blijft. En hierdoor zorgt u er dus ook voor dat u echt aan het stuur zit en niet als gevolg van een te grote afhankelijkheid bestuurd wordt.