De zeven lessons learned so far…

De zeven lessons learned so far…

In deze eerste blog delen wij onze zeven ‘lessons learned’ op basis van onze ervaringen bij pensioenfondsen in verschillende fasen van de transitie naar de nieuwe pensioenregeling.

1. Ga terug naar de kern wanneer het te complex wordt

Het volledige besluitvormingsproces rondom de Wtp-transitie kent veel verschillende facetten en zal vermoedelijk een van de meest complexe besluiten zijn die veel pensioenfondsbestuurders gaan nemen. Veel bestuurders herkennen het gevoel hierbij regelmatig overladen te worden met informatie. En dan wordt er ook nog met een vergrootglas gekeken naar deze besluiten en moeten alle stakeholders gemanaged worden. Daarnaast gaan de gewone werkzaamheden (‘run’) door. In dit complexe speelveld kan het ingewikkeld zijn om het belang en de samenhang van elk afzonderlijk besluit te blijven zien. Herkent u dat? Dan adviseren wij u: Ga terug naar de kern. Neem voldoende tijd om weer even terug te gaan naar de essentie, waar doen wij het allemaal voor? Wat waren onze uitgangspunten ook alweer? Duid de besluiten vanuit dit perspectief en zoom uit. Waar passen ze in het totaalplaatje van de transitie? 

2. Vind het wiel niet opnieuw uit en integreer best practices in de besluitvorming

De Wtp kristalliseert met de tijd uit. Er is ondertussen veel ervaring opgedaan bij andere fondsen, bij toezichthouders en bij adviseurs. Ga dus niet op zoek naar nieuwe uitvindingen. Ga met bestuurders van andere fondsen in gesprek. Het is belangrijk om deze best practices van andere fondsen en toezichthouders te bespreken en te laten landen in de besluitvorming en de uitvoeringsorganisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het invullen van het invaarsjabloon en het indienen van de invaarmelding. Leren van de ervaring van andere fondsen kan u hierbij veel tijd besparen. 

3. Waarborg voldoende capaciteit en de juiste expertise

Het waarborgen van voldoende capaciteit en de juiste expertise is bijna overal een uitdaging. Dit is echter geen excuus om hier niet actief op te sturen. Integendeel. Bestuurders moeten zichtzelf en anderen – zoals het verantwoordingsorgaan, de sleutelfunctiehouders en interne toezichtsorganen – de kennisvraag durven stellen. Zijn er aanvullende kennissessies nodig? Ook is het belangrijk om de capaciteit zo te organiseren dat de juiste expertise op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt. Ondersteuning op het gebied van projectmanagement en verslaglegging geeft schaarse materiedeskundigen meer ruimte voor de inhoud. 

4. Zorg voor adequate verslaglegging

In de snelheid en complexiteit van de transitie is het wel eens lastig om de overwegingen die ten grondslag liggen aan een besluit later te reproduceren. Vaak kan er dan onvoldoende geleund worden op adequate verslaglegging. Dit kan vertraging en irritatie opleveren doordat discussies opnieuw worden gedaan. Adequate verslaglegging en documentatie is cruciaal voor de kwaliteit en efficiëntie van het besluitvormingsproces. Beleg dit expliciet en op verschillende niveaus voordat er ruis ontstaat. En, naast het versterken van uw eigen besluitvormingsproces, draagt het ook bij aan de verantwoording van het besluitvormingsproces achteraf.

5. Expliciteer de governance en blijf hierover in gesprek

Goede samenwerking tussen stakeholders is essentieel in het Wtp-traject. Een goede governance is cruciaal. Toch blijkt het in de praktijk vaak knap lastig om de verschillende taken, rollen, verantwoordelijkheden en de verwachtingen voor iedereen helder te krijgen en goed op elkaar af te stemmen. Nog te vaak wordt de projectinrichting eenmalig beschreven in het projectplan en blijft het daarbij. De ervaring leert dat het verstandig is om gedurende de transitie, per fase, te evalueren of de governance nog passend en voldoende helder is. En uiteraard waar nodig aan te passen. 

6. Houd oog voor sentiment én cijfers

Als bestuur moet u uw deelnemers op een duidelijke manier informeren over de keuzes die worden gemaakt. Het vraagt om oprecht inleven in de deelnemer en zijn behoeften. Zorgen bij deelnemers over een ‘casinopensioen’ gaan verder dan de technische discussie over kortingskansen in netto profijt berekeningen. De uitlegbaarheid moet vanuit de techniek én vanuit het sentiment van de deelnemers onderdeel zijn van de besluitvorming.

7. Creëer de ruimte om te blijven leren en ontwikkelen

Deze transitie en de besluitvorming omtrent de Wtp is voor iedereen nieuw. Dit vraagt om leertijd en -werk. Tegelijkertijd lijkt er weinig ruimte om dit leergeld te betalen. Bestuurders moeten in hoog tempo (deel)besluiten nemen met veel nieuwe opvolgende informatie en kennis. In theorie – en dit kennen wij uit de praktijk – hebben mensen in algemeen de drang om te handelen in lijn met eerder genomen besluiten en dissonantie te vermijden. Reflectie en een lerende houding helpen om deze cyclus te doorbreken en eerder genomen besluiten oprecht te evalueren en daarmee te versterken.
Hoeveel tijd neemt u om uw besluitvorming te evalueren?

In het komende jaar zullen de meeste pensioenfondsbesturen weloverwogen en zorgvuldig tot besluitvorming moeten komen ten aanzien van de verschillende facetten van de transitie. Pensioenfondsen die bovenstaande lessen effectief weten te implementeren zullen in onze ogen aan het einde van het traject weinig moeite hebben om het invaarbesluit met de juiste ‘kwaliteitsborging’ aan te leveren bij De Nederlandsche Bank.