Bestuurlijk comfort wanneer de hamer valt

Bestuurlijk comfort wanneer de hamer valt.

In de eerste twee blogs uit dit drieluik over de essentie van goede besluitvorming in de Wtp-transitie beschreven wij onze zeven lessons learned en het vertrouwen en de kracht van een goede governance. In de tweede blog benadrukten wij het belang om, vanuit een goede governance, te borgen dat u uw bestuurlijke verantwoordelijkheid kunt nemen. Dit vanuit het deelnemers-, bestuurlijk- en toezichthoudersperspectief, in deze blog diepen wij dit nog verder uit.

Stelt u zich voor: na anderhalf tot twee jaar een intensief traject te hebben doorlopen, staat u op het punt om tot definitieve besluitvorming over te gaan. De energie is voelbaar in de bestuurskamer, “we zijn er bijna!”. Heeft u het bestuurlijk comfort om het besluit te nemen? Heeft u de goede dingen gedaan en deze goed gedaan? Wij geven ter overweging zeven vragen – vanuit de drie perspectieven – die u uzelf kunt stellen voordat ‘de hamer valt’.

1. Zijn de belangen van de verschillende deelnemersgroepen écht meegenomen in de besluitvorming?

In het vorige blog bespraken wij reeds het belang van responsieve besluitvorming. Zijn de belangen en behoeften van de deelnemersgroepen voldoende meegenomen? En zo ja, op basis waarvan zegt u dit? Heeft u aantoonbaar welke uitvragen er zijn gedaan en welke gremia zijn betrokken in de besluitvorming? Hierbij is het belangrijk dat het ook goed is vastgelegd hoé deelnemersgroepen betrokken zijn en op welke wijze deze opinies worden meegewogen. Stel dat u volgende week een van de deelnemers tegenkomt op een feestje, kunt u dan goed uitleggen hoe de besluitvorming tot stand is gekomen, waarom hiervoor is gekozen en waarom dit besluit in zijn of haar belang is?

2. Zijn de genomen (deel)besluiten uitlegbaar op basis van doorrekeningen en evenwichtigheidsbeginselen?

Vanuit bestuurlijke verantwoordelijkheid is het belangrijk dat u gemaakte besluiten duidelijk kan onderbouwen richting deelnemers en sociale partners. Daarbij moet u deze ook kunnen uitleggen op basis van de aard, omvang en kernwaarden van het fonds. En zijn deze besluiten in lijn met de bestuurlijke uitgangspunten die u altijd heeft gehanteerd? Het duidelijk vastleggen van beslissingen en de redenering erachter ondersteunt de uitlegbaarheid van besluiten, verbetert de transparantie en versterkt het vertrouwen.

3. Heeft de governance adequaat gewerkt en is die van tijd tot tijd geëvalueerd?

Zoals naar voren is gekomen in de vorige blog draagt een passende en adequate governance bij aan bestuurlijk comfort. Heeft iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid kunnen nemen? En heeft hun input aantoonbaar bijgedragen aan de besluitvorming? Zijn de sleutelfunctiehouders voldoende betrokken en wat heeft u met hun input gedaan?

4. Heeft u de besluitvorming consistent getoetst aan de vooraf gestelde uitgangspunten?

De vooraf gestelde uitgangspunten en een besluitvormingskader dienen als toetssteen en geven u een helder anker gedurende het traject. Zeker wanneer deze in lijn zijn met de kernwaarden van het fonds en in samenspraak met de verschillende fondsgremia zijn vastgesteld. Het is cruciaal dat u uw overwegingen die ten grondslag liggen aan de besluitvorming consistent weegt aan deze toetssteen. Hoe consistent heeft u deze toetssteen gehanteerd?

5. Is er sprake geweest van een integer en beheerst transitietraject?

Heeft u bijvoorbeeld gedurende het traject een gedegen risicoanalyse gedaan en is deze levend gehouden gedurende het transitie-traject? En hebben bewuste kansen- en risico-afwegingen structureel onderdeel uitgemaakt van de besluitvorming?

6. Zijn alle (deel)besluiten en onderliggende overwegingen aantoonbaar en reproduceerbaar voor toezichthouders?

Zijn de genomen besluiten en achterliggende overwegingen duidelijk vastgelegd in goede documentatie? Is er sprake van een duidelijke audit trail op het (deel)besluitvormingsproces? De aantoonbaarheid en reproduceerbaarheid van besluitvorming is een belangrijke toetssteen voor de toezichthouder.

7. Heeft u bij alle (deel)besluiten beoordeelt of deze compliant zijn aan geldende wet- en regelgeving?

Voldoen aan wet- en regelgeving is in principe een hygiëne voorwaarde. Heeft u ook alle deelbesluiten en adviezen juridisch laten beoordelen? Is er beoordeeld of de verschillende aspecten van uw besluitvorming compliant zijn aan de geldende wet- en regelgeving. Heeft u deze checks intern of extern belegd?

In dit drieluik hebben wij getracht u de essentie van goede governance en besluitvorming mee te geven. Ten slotte hebben wij u zeven vragen gesteld om bij de definitieve besluitvorming het gewenste bestuurlijke comfort te realiseren. Kunt u de bovenstaande vragen met een volmondige ‘ja’ beantwoorden? Dan mag u er als bestuurder op vertrouwen dat u de goede dingen heeft gedaan, dat u deze goed heeft gedaan en u heeft voldaan aan de oproep van Klaas Knot, president van De Nederlandsche Bank.