De essentie en relevantie van de nieuwe Governancecode Zorg

In dit artikel nemen wij u mee in de relevantie en de drie belangrijkste thema’s van de nieuwe Code en geven wij onze visie hierop. Daarbij geven wij zeven tips die zullen bijdragen aan de continuïteit en geloofwaardigheid van uw organisatie. Ten slotte geven wij een integraal overzicht van de wijzigingen en bijpassende acties in onze ‘Relevantiescan Governancecode Zorg 2022’. 

De relevantie van de Code
In essentie is het de doelstelling van de Code om bij te dragen aan de professionaliteit van bestuur en toezicht binnen de zorgsector. De principes dienen als hulpmiddel om de governance zo in te richten dat die bijdraagt aan het waarborgen van goede zorg, aan het realiseren van de maatschappelijke doelstelling van zorgorganisaties en het maatschappelijk vertrouwen. Het belang hiervan wordt door de sector onderkent, juist vanuit het zelfregulerende karakter van de Code [bron 1]Governance Support. ‘BOUWEN OP EEN STEVIG FUNDAMENT. Uitkomsten van onderzoek naar de bijdrage van de Governancecode Zorg 2017 aan goed bestuur en toezicht in de zorg in opdracht van BoZ’. 23 november 2020.. 
In onze visie zijn er drie drijveren die motiveren om aan de principes van de Code te voldoen: conformance [bron 2], performance [bron 3] en socialformance [bron 4]:

De conformance-drijfveer betreft het voldoen aan de wettelijke eisen en eisen van de toezichthouders. Hoewel de Code geen formeel wettelijk karakter kent, is het voldoen aan de code niet vrijblijvend. U wordt geacht de principes toe te passen en hierover transparant verantwoording af te leggen. Zowel uw in- als externe toezichthouders zullen hierop toezien. 

De performance-drijfveer gaat over de eigen visie, ambitie en organisatiedoelstellingen. Organisaties hebben een bepaalde visie en kiezen een structuur en werkwijze die deze visie moet ondersteunen. Structuur volgt strategie is hierbij het adagium. Adequate governance, kwaliteitsmanagement en risicomanagement dragen hier onder andere direct aan bij. 

De socialformance-drijfveer betreft het maatschappelijke debat en de maatschappelijke verwachtingen, ook in de gehele keten. Welke rol heeft de zorg in de samenleving, is hierbij de centrale vraag. In essentie is het hier de Code om te doen: het borgen de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van de zorg, en daarmee van het vertrouwen in, én de legitimiteit van de sector als geheel.

Relevantiewaarde in samenhang tot zeven principes van de Code
Vanuit de drie bovenstaande drijfveren draagt het voldoen aan de zeven principes uit de Code bij aan de relevantie van uw organisatie, nu én in de toekomst. In het vervolg van dit artikel beschrijven wij drie thema’s en geven wij zeven tips die als basis kunnen dienen voor de continuïteit en geloofwaardigheid van u en uw organisatie. Wij noemen dat relevantiewaarde. Zodat u vandaaruit kunt beslissen, besturen en bouwen aan een governance die past bij uw visie (performance) en de principes uit de Code (conformance), met uw maatschappelijke rol voor ogen (socialformance).

Thema 1. Governance: balanceren tussen effectiviteit en transparantie.

De belangrijkste wijziging op het gebied van governance is dat er als uitgangspunt wordt gesteld dat zorgprofessionals meer én eerder in het proces invloed krijgen op de besluitvorming. Deze ‘professionele medezeggenschap’ heeft een aanvullende waarde ten opzichte van de reeds bestaande en wettelijk verankerde medezeggenschap via de ondernemingsraad. Met name ten aanzien van de meer dagdagelijkse besluitvorming die zowel hun huidige als toekomstige beroepsuitoefening raakt. Wat ons betreft een stap in de goede richting, omdat wij zien dat binnen veel zorginstellingen ‘de zorg’ en ‘de bedrijfsvoering’ nog onvoldoende bij elkaar komen. Besluitvorming sluit in dergelijke gevallen niet altijd aan op de praktijk van de zorgprofessional. Door zorgprofessionals meer en tijdig formele inspraak te geven bij dergelijke besluitvorming verhoogt de kans dat dit beter wordt geborgd. Daarbij zal, wanneer de praktische invulling adequaat werkt, de zorgprofessional zich meer betrokken voelen, wat leidt tot meer werkplezier en motivatie en positieve uitwerking op prestaties. De wijze van invulling binnen de huidige governance zal in de praktijk uitmaken of deze meerwaarde ook echt wordt behaald. De kans bestaat dat deze toevoeging de governance ingewikkelder maakt dan dat deze in sommige gevallen nu al is, en de besluitvorming eerder zou kunnen bureaucratiseren (wellicht frustreren) dan bespoedigen. Om dit te voorkomen is goede afstemming van verwachtingen, verantwoordelijkheden, bestuurlijke procesgang en escaltiemogelijkheden essentieel. Wij noemen (niet limitatief) twee tips om deze potentiele bureaucratie en complexiteit te voorkomen zijn:

Tip 1: Maak werk van de ‘geschiktheid’ van de besluitvormers aan beide kanten van het spectrum (menskant)
Om professionele medezeggenschap en besluitvormingsprocessen in de praktijk effectief en efficiënt te laten verlopen is het cruciaal dat de twee ‘werelden’ binnen een zorgorganisatie (de zorg en bedrijfsvoering), nog meer dan nu, ‘geschikt’ zijn om deze rol te kunnen vervullen. Geschiktheid van personen betekent: relevante kennis hebben, vaardigheden en gedrag voor de gevraagde besluitvorming bezitten. Het gaat verder dan deskundig zijn. Betrokken personen dienen uiteraard deskundig te zijn vanuit een eigen vak of specialisme. Waarbij het vooral van belang is te realiseren, organiseren en respecteren dat er diversiteit aan expertise aanwezig. Geschiktheid vraagt daarnaast onder andere om de vaardigheid te kunnen abstraheren van een eigen probleem en het grote belang voor ogen te houden. En om daadkracht en overtuigingskracht wanneer de rug recht moet worden gehouden richting interne of externe toezichthouders. De term ‘geschiktheid’ is in de gezondheidszorg relatief nieuw maar wordt in andere sectoren veel gebruikt en beleidsbepalers worden hier ook op getoetst door de toezichthouder.

In de praktijk zien wij nog verschillen in snelheden, denken, belevingswereld, kennis en vaardigheden tussen bedrijfsvoering en zorg. Daarbij spreekt men nog onvoldoende elkaars taal. Om de voorgestelde governance adequaat en efficiënt te laten werken is het noodzakelijk om dit meer op één lijn te brengen. Maak hierbij duidelijk wat de benodigde of gewenste kennis, vaardigheden en gedrag voor u inhoud, en stel een concreet plan van aanpak op hoe dit te bereiken. Heeft u al een geschiktheidsdialoog gevoerd met elkaar?

Tip2 : Ga niet stapelen als het gaat om de besluitvorming (systeemkant)
Als er iets is dat besluitvormingsprocessen frustreert en bureaucratiseert dan is het dat besluiten over (te) veel verschillende bureaus heen en weer gaan, voordat het uiteindelijk doorgang vindt. De Code geeft bij dit thema mee dat medezeggenschap van professionals kan gaan via gestructureerde kanalen zoals een professionele adviesraad of stafconvent, maar ook informeel via invloed op de dagelijkse beroepsuitoefening. De invulling hiervan is uiteraard aan u, en moet vooral passend zijn bij uw organisatie. 

Belangrijk om hierbij in het achterhoofd te houden: creëer de juiste balans tussen onafhankelijkheid en samenwerking in de beeld- en oordeelsvorming. Mandateer en delegeer de rollen binnen uw organisatie zodanig dat iedereen verantwoordelijkheid neemt. En let er hierbij op dat er samenhang is tussen de verschillende rollen en er geen zaken dubbel worden gedaan. Dus wanneer er op basis van de nieuwe Code een besluitvormingsorgaan of -moment bij komt, geven wij u de vraag mee: wat kan er minder? Om te voorkomen dat u gaat stapelen en besluitvormingsprocessen inefficiënt verlopen.

Thema 2. Integere en beheerste bedrijfsvoering door adequaat risico- en rendementsmanagement

In lijn met sectorale ontwikkelingen als ‘passende zorg’, ‘de juiste zorg op de juiste plek’ en ‘Green Deal Duurzame Zorg’ doen in de nieuwe Code termen als regionale netwerken / samenwerkingsverbanden en verduurzaming hun intrede. Deze termen zijn niet vrijblijvend en hebben in belangrijke mate impact op uw integere en beheerste bedrijfsvoering. 

Nieuwe ontwikkelingen in de zorg brengen nieuwe kansen en daarmee ook nieuwe risico’s. 

De nieuwe Code heeft daarom een bredere scope en stelt bij een aantal principes expliciet dat deze niet alleen gelden voor uw zorgorganisatie, maar ook voor uw samenwerkingspartner(s) en ‘ingeschakelde derden’. Adequaat risico- en rendementsmanagement speelt een belangrijke rol bij uw integere en beheerste bedrijfsvoering. Een tweetal tips die kunnen borgen dat u deze nieuwe thema’s adequaat kunt beheersen en integreren in uw bestaande risicomanagementraamwerk zijn:

Tip 3: Richt een thematische risico- rendementsmanagementcyclus in.
De nieuwe thema’s hebben een brede impact op uw dagelijkse bedrijfsvoering. Van financieel tot IT en van uw reputatie tot de kwaliteit & veiligheid van zorg. Deze thema’s lenen zich daardoor niet goed om binnen een specifiek onderdeel van uw risicomanagementraamwerk te beoordelen, beheersen en monitoren. 

Wij raden aan om op deze thema’s eens per 2-3 jaar een diepteanalyse te doen. Dit creëert het juiste bewustzijn en de uitkomsten van deze analyse kunnen vervolgens behapbaar bij het juiste organisatie-onderdeel belegd worden. Een goed voorbeeld en een bewezen werkwijze uit andere sectoren is de Systematische Integriteitsrisicoanalyse (SIRA). Bij de SIRA doet u op basis van scenario’s een diepteanalyse van uw integriteits- en frauderisico’s. Andere belangrijke thema’s die zich goed lenen voor een dergelijke diepte analyse zijn: klimaatrisico’s en cyberrisico’s. De Code beschrijft deze thema’s niet expliciet, maar ze hebben in toenemende mate impact op uw integere en beheerste bedrijfsvoering, en ze staan hoog op de agenda van de toezichthouders!

Noot: Betrek, mede op de voet van bepaling 5.4.2 van de Code, ook de Raad van Toezicht. Zij krijgt daardoor een beter beeld van de kansen en risico’s van de zorginstelling, kunnen daar beter op toezicht houden en verantwoording afleggen aan derden. 

Tip 4: Voer een regionale risico-rendementsanalyse uit.
‘Regionalisering’ gaat wat ons betreft in essentie over het effectief samenwerken met regionale partijen om te kunnen voldoen aan de zorgbehoefte in de regio. Regionale samenwerkingsverbanden bieden dan ook kansen om de zorg passender, doelmatiger en kwalitatief beter te maken. Tegelijkertijd brengt het ook nieuwe risico’s met zich mee.

Om effectief invulling te geven aan regionalisering, raden wij aan om een regionale risico-rendementsanalyse uit te voeren. 

Op basis van (openbare) data worden hierbij de trends in zorgvraag en zorgaanbod in de regio in kaart gebracht. Hierbij kijkt u naar de huidige en de toekomstige (5 tot 10 jaar) zorgbehoefte. De uitkomst van de analyse is een concreet beeld van de regionale kansen én de risico’s. Zodat u vandaaruit kunt beslissen, besturen en bouwen aan een relevante samenwerking in de regio.
 

Thema 3: Gedrag en cultuur als basis voor goed werkende systemen en daarmee cruciaal voor kwalitatieve en veilige zorgverlening.

Al in de Code 2017 en in toenemende mate in het Kader Goed Bestuur [bron 5] is er aandacht voor het belang van gedrag en cultuur. Uit de evaluatie van de oude Code bleek echter dat de naleving en het bewustzijn van de ‘zachtere’ principes ten aanzien van gedrag en cultuur beter kan. Dit heeft mede geleid tot de explicietere en veeleisendere wijze waarop zorgbestuurders worden geacht ongewenste belangenverstrengeling te voorkomen. Daarnaast wordt het belang van een open en veilige aanspreekcultuur nog eens extra benadrukt. Ook dit is wat ons betreft een goede ontwikkeling. Een transparante cultuur waarin wordt aangemoedigd elkaar aan te spreken over kansen en risico’s, fouten en tegengestelde belangen is cruciaal voor het innovatieve en lerende vermogen van een zorgorganisatie. En daarmee essentieel voor kwalitatieve en veilige zorg.

Tip 5: Draag als bestuurder en toezichthouder bewust en consequent (het belang van) een open en veilige cultuur uit. Iedereen in de organisatie moet zich veilig voelen om alles bespreekbaar te maken. Dit vraagt juist vanuit de leiding van de organisatie om het juiste voorbeeld gedrag te tonen. Doet u dit bewust en consequent? Enkele concrete voorbeelden waarop het belangrijk is om bewust en consequent uit te dragen welk gedrag en welke cultuur u wenst binnen de organisatie: zorgt u als voorzitter van een vergadering dat iedere deelnemer voldoende kans krijgt zijn of haar inbreng te geven? Wordt er ingegrepen als er in een discussie te hard op de spreekwoordelijke ‘man’ wordt gespeeld of als een genre (man of vrouw, jong of oud, culturele achtergrond) vaak onvoldoende het woord krijgt? Welk signaal wordt er afgegeven bij melden van incidenten: leermoment of fout worden bestraft? Hoe gaat u hiermee om? Wat is uw morele kompas hiervoor?

Tip 6. Creëer de juiste balans in zogenaamde ‘hard- en soft controls’voor het naleven van het gewenste gedrag en cultuur. Om het gewenste gedrag en de juiste cultuur binnen uw organisatie is het van belang om dit zowel goed vast te leggen in beleid en procedures (hard controls) als adequate soft controls in te richten. De laatste jaren zijn er onevenredig veel harde controls ontwikkeld in de zorg. Ook hier gaat het dus niet om méér (liefst om minder) maar om focus op de juiste balans. Denk bij het inrichten van de soft controls aan het hierboven beschreven voorbeeldgedrag, maar ook aan de gewenste mate van betrokkenheid, transparantie en de uitvoerbaarheid van doelen, taken en verantwoordelijkheden. In onze visie gaat het om mensen boven modellen. Luister ook onze podcast over ‘Risicocultuur en soft controls’. 

Tip 7: Maak een relevantiescan op uw beleidsdocumenten en procedures. Denk hierbij onder andere aan uw integriteitsbeleid en de reglementen voor de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur om ongewenste belangenvertrengeling te voorkomen. En aan uw uitbestedingsbeleid in het kader van het beheersen van de externe risico’s. Voor een compleet overzicht verwijzen wij naar onze ‘Relevantiescan Governancecode Zorg 2022’ een handig overzicht van de belangrijkste wijzigingen en de hierop te nemen acties. Deze kunt u downloaden via onderstaande link.

In dit artikel hebben wij voor u de belangrijkste thema’s van de nieuwe Governancecode Zorg uiteengezet. Door met onze zeven tips aan de slag te gaan, kunt u het komende jaar de continuïteit en geloofwaardigheid van uw organisatie verder versterken. Klaar om uw relevantiewaarde te versterken?