Handreiking
risicomanagement voor de
VVT en gehandicaptenzorg

Inleiding

Kennis vermenigvuldigd als je het deelt! Vanuit onze expertise, de liefde voor het vak risicomanagement en onze ervaring met de gezondheidssector geven strategisch adviesbureau AethiQs en Verstegen accountants en adviseurs opnieuw een handreiking uit: Een volgende stap naar betekenisvol risicomanagement. Doel is om de zorgorganisaties te helpen met het optimaal toepassen van risicomanagement in hun bedrijfsvoering.

1:3:7 zijn essentiële getallen in onze aanpak, deze handreiking is opgebouwd aan de hand van: 

• 1. Doelstelling: concrete handvatten voor het versterken van en verantwoorden over uw risicomanagement.
• 3. Bouwstenen voor de handreiking: onze expertise ten aanzien van het vakgebied, onze kennis en ervaring in de VVT en GHZ, en een verkennende bureaustudie aan de hand van de jaar- en kwaliteitsverslagen van 20 zorgorganisaties.
• 7. Concrete stappen voor het versterken van en verantwoorden over uw risicomanagement.

De handreiking schetst waarom zorginstellingen gebaat zijn bij integraal risicomanagement (IRM) en welke stappen kunnen worden gezet om dit te versterken.

De bouwstenen voor de handreiking: onze vakinhoudelijke expertise, de sectorale ontwikkelingen en de sectorverkenning.

De ontwikkeling van het vak risicomanagement
Het jonge vakgebied van risicomanagement ontwikkelt zich razendsnel en is niet meer weg te denken als onderdeel van een bestuurlijke cyclus. Wij zien drie ontwikkelfasen die elkaar in de praktijk vaak, maar niet noodzakelijkerwijs, opvolgen. Juist ook in de VVT en GHZ zijn deze fasen te herkennen. In onderstaande tabel zijn de fasen kort toegelicht.

Risicomanagement en de Governancecode Zorg 2022
Per 1 januari 2022 trad de nieuwe Governancecode Zorg in werking, een belangrijk kader voor de bedrijfsvoering binnen zorgorganisaties. Drie thema’s vallen met name op:

• Meer betrokkenheid van zorgprofessionals moet de besluitvorming versterken. Tegelijkertijd kan medezeggenschap kan ook leiden tot meer bureaucratie. Hoe voorkom je dit? Hoe zorg je ervoor dat ‘de zorg’ en ‘de bedrijfsvoering’ elkaars taal (beter) leren spreken?
• Een open cultuur is belangrijk. Gestimuleerd en gedragen vanuit de top, moeten medewerkers zich vrij voelen om zich uit te spreken. Daarnaast zijn er strengere richtlijnen ten aanzien van belangenverstrengeling.
• Zorgorganisaties werken steeds meer samen. De wederzijdse afhankelijkheid brengt kansen maar ook risico’s. Hoe matchen organisaties qua gedrag en cultuur? En kijken de partijen uniform tegen strategische risico’s aan?

Het belang van thematisch risicomanagement
De wereld verandert. De oorlog in Oekraïne verhoogt de kans op cyberaanvallen en stuwt de prijzen voor grondstoffen (medicijnen en hulpmaterialen) naar recordhoogtes. Investeringen in bijvoorbeeld nieuwbouw worden hierdoor onbetaalbaar. En dan zijn er de klimaatverandering en het toenemende risico’s als het gaat om (on)gewenst gedrag en integriteit. Thema’s die direct en in brede zin uw bedrijfsvoering raken. Thematisch risicomanagement biedt de structuur om meer begrip en bewust zijn te creëren voor deze thema’s en de methodiek om deze te beheersen. In dit proces beoordeel je aan de hand van 2-jaarlijkse diepte-analyses, welke risico’s er zijn en wat ze betekenen voor de organisatie. Je bespreekt de scenario’s en de maatregelen die je kunt treffen om negatieve effecten te mitigeren of te voorkomen.

Zeven bestuurlijke dilemma’s in de VVT en GHZ
Deze handreiking vertaalt een aantal vraagstukken uit de sectoren naar bestuurlijke dilemma’s. Welke afwegingen heb je te maken als zorgbestuurder? Hoe kan betekenisvol risicomanagement bijdragen aan deze thema’s? Enkele voorbeelden:

• ambitie vs. absorptie: vergrijzing, meer complexe zorg, druk op financiën en een krappe arbeidsmarkt. Wat kun je nog aan als organisatie? En sluiten de ambitie en maatschappelijke verwachtingen (een goede, betaalbare en toegankelijke zorg) hier nog bij aan?
• verantwoording vs. vertrouwen: hoe verhouden zich de eisen van toezichthouders met het vertrouwen in zorgprofessionals, die zorg willen leveren zonder de belemmering van de vele bureaucratische processen?
• samen werken vs. samenwerken: hoe sla je de brug tussen zorg en bedrijfsvoering? Zitten ze op één lijn? Of praten ze langs elkaar heen in de vele overleggen? Hoe creëer je synergie en zorg je voor een cultuur van duurzame samenwerking?

Zo schetst de handreiking een zevental dilemma’s.

De Sectorverkenning: risicomanagement in de VVT en GHZ
Hoe volwassen is het Integraal Risicomanagement van VVT- en GHZ-organisaties? Welke verbeterpunten zijn er? AethiQs en Verstegen analyseerde de jaar- en kwaliteitsverslagen 2021 van tien GHZ-organisaties en tien VVT-organisaties. Deze werden beoordeeld aan de hand van de Risk Appetite Value Chain (RAVC)-methodiek en gelinkt aan een cross-sectoraal volwassenheidsmodel om de scores te bepalen. 

De resultaten van de verkenning

De overall-conclusie is dat de gemiddelde IRM-volwassenheidsscore van 1.20 in 2021 gelijk is aan de score in 2020. Uit de verkenning lijkt dan ook op het eerste gezicht geen ontwikkeling van het risicomanagement op basis van de gehanteerde werkwijze. De organisatie met de beste beoordeling behaalde in 2021 een IRM-volwassenheidsniveau van 1.85, de laagste scoorde 1.00. Enkele grote zorgorganisaties tonen wel verbetering. Zij gingen in hun IRM-volwassenheidsscore van 1.40 in 2021 naar 1.85 in 2022, dit ten opzichte van de kleinere zorgorganisaties (1.10 nu t.o.v. 1.10 vorig jaar) en middelgrote zorgorganisaties (1.23 nu t.o.v. 1.09 vorig jaar). 

Wat kan beter?
Risicogovernance: betere beschrijving van de rolverdeling inzake risicomanagement. 

Risicostrategie: gebrek aan samenhang tussen de toegevoegde waarde van de risicostrategie en de algemene strategie en doelstellingen. Daarnaast is risicostrategie vaak niet uitgedrukt in risicohouding, risicobereidheid en risicotolerantie.

Risicoprocessen: betere beschrijving van de rol van risicomanagement in besluitvorming, evenals de rol van de periodieke risicorapportage. De kwaliteit en doelmatigheid van het risicomanagementsysteem kunnen worden versterkt door een evaluatie van het systeem zelf.

Risicobewustzijn: betere beschrijving van de rol van het bestuur of senior management in het aansturen van de gewenste risicorendementscultuur.

Met name de kwadranten die de menskant van risicomanagement vormen (risicostrategie en risicobewustzijn) scoren laag ten opzichte van de kwadranten die de systeemkant van risicomanagement vormen (risicogovernance en risicoprocessen). De handreiking geeft concrete stappen om de vier kwadranten te verbeteren.

Vanaf 2023 is een toelichting op het risicomanagement verplicht onderdeel van het jaarverslag (over het boekjaar 2022). Om zorgorganisaties op weg te helpen, geven we in de handreiking handvatten hoe risicomanagement op een betekenisvolle manier kan worden verantwoord.

De Handreiking: Eén doel, drie adviezen en zeven stappen

Betekenisvol risicomanagement, dat is het doel van deze handreiking. Zorg voor risicobewustzijn bij alle medewerkers. Zorg voor heldere doelstellingen, bepaald vanuit een expliciet risico- en rendementsdenken. Richt de governance en processen hierop in.

Drie adviezen
Aan de risicobeheerfunctie: betrek de organisatie bij het risicomanagement. Vraag de medewerkers wat in hun functie de grootste risico’s zijn en neem daarbij juist de menskant als leidend principe. Welke waarde heeft het voor de organisatie en welke afwegingen vinden we samen belangrijk.

Aan de Raad van Bestuur: inspireer risicobewustzijn in de organisatie door risicobewuste besluitvorming en transparante verantwoording.

Aan de Raad van Toezicht: voer de dialoog over betekenis van risicomanagement met het bestuur, met als belangrijke aandachtspunten het leiderschap van het bestuur en de strategie van de organisatie.

Samengevat zijn er zeven stappen in het realiseren van betekenisvol risicomanagement:

1. Voer de dialoog over duidelijke rolverdeling
2. Bepaal stoepranden
3. Koppel risicomanagement aan strategie
4. Pas risicomanagement toe in besluitvorming
5. Zorg voor een relevante rapportagecyclus
6. Evalueer de kwaliteit en doelmatigheid
7. Stuur op risicorendementscultuur

Wilt u na het lezen van deze managementsamenvatting meer verdieping op het onderwerp? Vraag dan hieronder de volledige handreiking aan. Indien u een studie of inspiratiemiddag wenst te organiseren over het vak risicomanagement en hoe het bijdraagt uw doelstelling, dan luisteren wij graag naar uw verhaal. Vertel het ons.