Interview met Joost van Engers van Provisum:

De aanleiding

Joost: “De visie van Provisum binnen het Wtp traject is dat je zo veel mogelijk werkzaamheden die je in de planning naar voren kan halen, naar voren haalt en al uitvoert. Daarmee maak je ruimte in de planning op een later moment, die ongetwijfeld goed van pas zal komen. En: het voorkomt vervelende verassingen vlak voor deadlines.”

Als zelfadministrerend pensioenfonds voert Provisum de meeste werkzaamheden in relatie tot Wtp zelf uit. Een onderdeel van de werkzaamheden is het opstellen van een implementatieplan, met daarin het onderdeel datakwaliteit. Om een onderwerp als datakwaliteit verder te brengen is het belangrijk om kennis over (de historie van) het fonds samen te brengen met specialistische kennis over datakwaliteit, zowel op beleidsmatig en strategisch gebied als op technisch en operationeel vlak. Voor de specialistische kennis over datakwaliteit is Joost bij AethiQs terecht gekomen. “Nadat ik zelf naar het Kader Datakwaliteit van de Pensioenfederatie had gekeken, kwam ik tot de conclusie dat wij intern de handjes niet hebben voor de uitwerking van de diverse fases van het Kader Datakwaliteit en het gereed maken van het datakwaliteit dossier voor het bestuur, de externe accountant en DNB. We hebben AethiQs gevraagd om ons daarbij te helpen. Zo zijn we met elkaar de reis begonnen.” zegt Joost.

“Als projectmanager Wtp leek het mij verstandig om het onderwerp datakwaliteit al naar voren te halen in de planning van de Wtp projectgroep. Daarbinnen zijn alle geledingen van zowel werkgevers, werknemers, bestuur, VO, pensioenbureau en adviserend actuaris vertegenwoordigd. We zijn samen begonnen door de verschillende fases en bijbehorende tijdslijnen van het traject uit te tekenen en hebben er toen voor gekozen het onderwerp datakwaliteit al vroeg in het proces te behandelen. Wij streven bij Provisum naar een aanpak waarbij we beleid en uitvoering combineren. Aan uitvoeringskant hebben wij bijvoorbeeld al gezien dat de Kritische Data-elementen (KDE) beschikbaar zijn, omdat onze softwareleverancier Lumera werkt met een Digital Twin. Maar we moeten de KDE nu ook beleidsmatig vastleggen. Dat is ook mijn advies aan andere pensioenfondsen: ga niet eerst alles op papier uitwerken, voordat je het IT systeem erbij betrekt. Probeer beleid en uitvoering parallel op te pakken, dan kun je zowel beleidsmatig als IT-technisch direct bijsturen indien noodzakelijk.”

De uitvoering

De afgelopen maanden stonden in het teken van het uitwerken van de diverse fases van het Kader Datakwaliteit. Er stond enige druk op de planning, om het onderdeel datakwaliteit gereed te krijgen voor in het implementatieplan: “Onze beoogde invaardatum is 1 januari 2025. Om een spoedige afhandeling te verzekeren gaan wij een partiële beoordeling voor datakwaliteit aanvragen bij DNB, dat is iets wat zij overigens ook hebben aangeboden. Eenmaal bekrachtigd door het bestuur kan het datakwaliteit onderdeel van het implementatieplan gelijk door naar DNB voor een eerste beoordeling.”

Provisum is een pensioenfonds met ongeveer 9.000 deelnemers (ultimo 2022). Vindt Joost dan dat er ook sprake kan zijn van proportionaliteit – een veelgebruikt begrip in pensioenland – bij de uitwerking van datakwaliteit? Joost: “Als je nu terugkijkt naar ons Quinto-P onderzoek uit 2020 met slechts 27 deelwaarnemingen, dan is dat natuurlijk redelijk beperkt. Maar dat werd toen gezien als een representatieve steekproef vanuit de accountancy. Als je kijkt wat er nu allemaal mogelijk is met data profiling, data analyses en de onderliggende algoritmes, zie je dat er veel is veranderd en dat er op een andere wijze naar datakwaliteit wordt gekeken. We kunnen nu een of meerdere jaarlagen pakken, die integraal analyseren en de uitkomsten trechteren.” zegt Joost. “Voorheen kon men van kleinere fondsen niet dezelfde kaders van toezicht hanteren als bij de grote spelers. Wij hebben als Provisum natuurlijk niet dezelfde middelen tot onze beschikking. Die proportionaliteit was voor datakwaliteit eigenlijk altijd al een lastig begrip, omdat in principe het streven op de juistheid van data bij benadering gewoon 100% moet zijn, of je nou duizend deelnemers hebt of miljoenen deelnemers. Tegenwoordig is er van proportionaliteit geen sprake meer: er is gewoon een meetlat waar men aan heeft te voldoen. Je zou ook wel kunnen zeggen dat bij datakwaliteit die proportionaliteit niet aan de voorkant op de beheersing zit, maar meer aan de achterkant van het proces: een groot fonds zal waarschijnlijk een stuk meer afwijkingen tegenkomen en een stuk meer werk hebben in de get-clean fase om de data op te schonen.”

Over get-clean gesproken: Provisum heeft in het verleden al ruim aandacht gehad voor het onderwerp datakwaliteit, onder andere met het eerdergenoemde Quinto-P onderzoek. Daarnaast zijn er binnen fase 3 van het Kader Datakwaliteit diverse analyses uitgevoerd. Joost: “AethiQs heeft data profiling toegepast op de KDE elementen en Baker Tilly heeft specifieke analyses uitgevoerd op de risicogroepen.”

Overigens benadrukt Joost dat kennis van de oude en huidige regelingen van het pensioenfonds erg nuttig is bij het analyseren van de uitkomsten van de analyses: “Enkele van onze collega’s werken al ruime tijd bij het pensioenbureau. Zij hebben alle wijzigingen van regelingen meegemaakt en kunnen goed toelichten waarom bepaalde keuzes toentertijd gemaakt zijn. Het geeft natuurlijk wel een stukje comfort om mensen te hebben die weten dat het goed in elkaar zit en op basis van kennis een aantal afwijkingen uit de data analyses konden verklaren. Zo kom je er wel achter dat die kennis onontbeerlijk is.”

En hoe kijkt Joost naar de stay-clean fase, na invaren? “Een van de uitdagingen van een zelfadministrerend pensioenfonds is dat wij geen rapportages ontvangen van een pensioenuitvoerder. Als wij een rapportage over datakwaliteit wensen, moeten we deze zelf opstellen of door een externe adviseur laten opstellen.” vertelt Joost. Wel heeft een softwareleverancier van het administratiesysteem daar nog een rol in: “Onze softwareleverancier ziet ook dat datakwaliteit en het meten daarvan een blijvend thema is. Er wordt gewerkt aan het opstellen van een standaard rapportage die periodiek aan ons geleverd kan worden.”

De huidige status

De uitwerkingen van de diverse fases van het Kader Datakwaliteit zijn gebundeld tot een datakwaliteit dossier. Dit dossier is inmiddels beoordeeld door de sleutelfunctiehouders en ligt op dit moment bij de externe accountant voor de uitvoering van de Agreed Upon Procedures (AUP). Joost: “Wij zijn een van de eerste fondsen die gaan invaren en die ver gevorderd zijn met het uitvoeren van de fases uit het Kader Datakwaliteit. Er is dus in de sector nog niet heel veel bekend over welke feedback externe accountants op het datakwaliteit dossier hebben. Dit maakt dat we erg benieuwd zijn naar de feedback en eventuele verbeterpunten.”

Gezien het feit dat Provisum een van de eerste fondsen is die dit traject in gezamenlijkheid met AethiQs doorloopt, vragen we hem naar zijn adviezen vanuit het pensioenfonds perspectief. Joost: “Ik heb wel geleerd dat je vooral niet alles zelf moet willen doen. Dat vind ik ook een gouden regel: laat mensen doen waar ze goed in zijn. Ik heb mij zelf lange tijd in datakwaliteit verdiept, maar toch kwam ik op een gegeven moment echt vast te zitten. De tijd die ik nodig zou hebben om alles tot in detail uit te zoeken was er gewoon niet. Daarnaast denk ik dat het meer voordelen heeft om zaken uit te besteden: het laat een frisse wind van buiten naar binnen. Als je alsmaar met dezelfde mensen blijft werken kom je ook vast te zitten in een bepaalde manier van denken. Naast de gespecialiseerde kennis op het gebied van datakwaliteit, biedt het werken met externen ook mooie nieuwe perspectieven.”