Transitie naar het nieuwe pensioenstelsel: wat is uw route?

De pensioensector staat aan de vooravond van een grote transitie. Ook wel de ultieme transitie genoemd omdat de (pensioen)wereld er na voltooiing écht heel anders uit ziet met alleen nog maar premieregelingen met persoonlijke pensioenkapitalen, geen dekkingsgraden meer en veel grotere zorgplicht. En dit is niet de enige zekerheid, een andere zekerheid is dat de weg hiernaar toe niet het zogenaamde ‘recht toe, recht aan’ project zal zijn. En hiermee komt de vraag: is er een goede route voor deze ultieme transitie? De tijdlijnen zijn weliswaar helder, maar er spelen zoveel andere zaken die nog niet helder zijn. Wat zou voor deze verandering een goede projectaanpak zijn? Wat zouden succesvolle ingrediënten zijn voor deze route naar het nieuwe pensioenstelsel?

Onze visie
In onze visie zijn er drie essentiële kenmerken om een succesvolle transitie te realiseren. Deze drie kenmerken die ons inziens deze transitie karakteriseren en naar onze mening niet alleen ieder voor zich, maar ook in samenhang goed gemanaged moeten worden:

Stakeholders
In het pensioendossier hebben we te maken met vele stakeholders: actieve deelnemers, slapers, pensioengerechtigden, werkgevers, vakorganisaties, ondernemingsraden, fondsbesturen, verantwoordingsorganen, belanghebbendenorganen, raden van toezicht, sleutelfunctiehouders, externe toezichthouders, uitvoeringsorganisaties, vermogensbeheerders, adviseurs etc. Met een dergelijk speelveld is adequaat stakeholdermanagement, met focus op investeren in en afstemmen van de onderlinge relaties, cruciaal voor het creëren en behouden van het benodigde draagvlak. Ook ligt het sluiten van een zogenaamde ‘package deal’, waarin meerdere doelen worden gediend (win-win situatie bereiken), meer voor de hand dan op ieder item afzonderlijk trachten een akkoord te bereiken. Door bij aanvang te starten met het inventariseren van alle wensen, eisen, behoeften en dergelijke en deze ook te delen met elkaar, is het voor de partijen die uiteindelijk tot besluitvorming over moeten gaan duidelijk hoe een ieder in de wedstrijd zit. Vervolgens is het zaak om alle stakeholders gedurende het proces goed en tijdig geïnformeerd te houden en vooral duidelijk te maken wanneer wat van elke stakeholder verwacht wordt. Dit kan door de stakeholders een invloed- en interesse-classificatie mee te geven. Hierbij moet aangetekend worden dat dit een dynamisch proces is en actoren dus kunnen en zullen wijzigen in het gehele proces. Het is dan zaak om goed inzicht en overzicht te houden. Dit gebeurt veelal door een onafhankelijke transitiemanager.

Complexiteit
Complex is in deze zin niet gelijk aan ingewikkeld. Het pensioendossier is namelijk al ingewikkeld genoeg. Hier gaat het om complexiteit die aanwezig is c.q. ontstaat als gevolg van veel afhankelijkheden, van gedragsaanpassingen, van wijzigingen in wet- en regelgeving en dergelijke. Voorbeelden hiervan zijn de strategische vragen die vele fondsbesturen zichzelf zullen (moeten?) stellen: Wat is de toekomstbestendigheid van mijn fonds? En indien deze serieus heroverwogen moet worden, wanneer doe ik dat dan: nu of na de transitie? Hoe zit het eigenlijk met de administrateur, kan men deze transitie aan? Maar ook en niet limitatief: Hoe gaat de lagere regelgeving er uit zien en wat betekent die voor ons als fonds? Kortom, het zal noodzakelijk blijken om in te kunnen spelen op de dynamiek die rondom het pensioendossier speelt. Het simpelweg opknippen in separate deelprojecten, deze oplossen en dan weer samenvoegen tot één geheel is in onze visie geen effectieve aanpak. In de praktijk blijkt dat een combinatie van het vooraf vaststellen van fundamentele strategische uitgangspunten, ook wel ankerpunten genoemd, en het periodiek uitvoeren van een niet routinematige risico self assessment (NRRSA) goed werkt. Gezien de aard van deze transitie gaat het in essentie niet om de routinematige risico’s het gaat om andere type risico’s die waarschijnlijk niet allemaal in de huidige risicoregisters staan. De NRRSA ziet dan niet alleen op inherente projectrisico’s maar ook op de ankerpunten en ontwikkelingen in de omgeving. Op deze manier wordt een voor de transitie noodzakelijke brede blik continu levend gehouden en ligt er een handvat om de complexiteit te managen.

Project
Om de verschillende opgelegde wettelijke termijnen te kunnen halen is het zaak dat er concrete mijlpalen- en detailplanningen gemaakt worden om tijdig de vereiste stappen te kunnen zetten op weg naar 1 januari 2026. Oftewel, strak projectmanagement is vereist! Het is echter onmogelijk om voor een meerjarig proces als deze transitie op voorhand een zeer gedetailleerde planning op te stellen. Door de transitie op te delen in fasen: omgevingsanalyse, verkenning, uitwerking, toetsing, besluitvorming en realisatie, is het wel mogelijk om per fase een projectmatige aanpak te hanteren. Op basis van de uitkomsten van de vorige fase kan elke keer een gedetailleerdere planning voor de volgende fase opgesteld worden. Op deze wijze is het mogelijk om in een dynamisch proces ook de vruchten te plukken van noodzakelijk strak projectmanagement.

Kijkend naar de drie kenmerken worden er in de komende transitie twee belangrijke dimensies expliciet aan het ‘reguliere’ projectmanagement toegevoegd: stakeholdermanagement en complexiteitsmanagement. Deze zorgen ervoor dat de opdracht (scope) uitgangspunten, randvoorwaarden en afhankelijkheden die normaliter voor een project als gegeven (moeten) worden verondersteld in beweging zijn en blijven. Een goed overzicht en inzicht en op basis hiervan kunnen doorpakken is dan ook een vereiste om de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel succesvol te laten verlopen. Wij zijn ervan overtuigd dat een onafhankelijke transitiemanager die boven de partijen staat en de vereiste samenhang tussen deze drie kenmerken bewaakt van grote toegevoegde waarde is.

Concluderend
Het succes van de pensioentransitie zit in de combinatie van goed stakeholdermanagement, complexiteitsmanagement én projectmanagement. Indien er geen goede balans is tussen en/of onvoldoende aandacht is voor deze drie expertisegebieden, dan is het risico groot dat het resultaat niet bereikt gaat worden. En hiermee is ook de vraag beantwoord op welke wijze de transitie aangevlogen moet worden: zie de transitie als een proces van A naar B in een dynamische omgeving waarbinnen wel degelijk projectmatig gehandeld moet worden om concrete stappen te kunnen zetten! En zoals gezegd zijn wij van mening dat de inzet van een onafhankelijke transitiemanager die boven partijen staat veel toegevoegde waarde oplevert in uw route naar het nieuwe pensioenstelsel.

Wilt u meer weten over onafhankelijk transitiemanagement, neem dan contact met uw vaste contactpersoon binnen AethiQs of via , of lees onze visie verder op www.HalloTransitie.nl. Vertel het ons. Wij luisteren naar uw verhaal.

Disclaimer
Hoewel deze blog met grote zorgvuldigheid is samengesteld, aanvaarden AethiQs B.V. en alle andere entiteiten, samenwerkingsverbanden, personen en praktijken die handelen onder de naam ‘AethiQs’, geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van het gebruik van de informatie uit deze uitgave zonder hun medewerking. De aangeboden informatie is bedoeld ter algemene informatie en kan niet worden beschouwd als advies.